Od lutego zmiany w fakturach. W życie wchodzi KSeF

Anna Jasnosz, rzecznik prasowy Izby Administracji Skarbowej w Kielcach wyjaśnia:

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny służący do wystawiania, odbierania, przechowywania i archiwizowania faktur w postaci elektronicznej. Służy on także do nadawania, odbierania i zmiany uprawnień do funkcjonowania w tym systemie.

Obowiązek korzystania z KSeF został podzielony na etapy w zależności od wielkości przedsiębiorstwa:

• 1 lutego 2026 r.: Duzi przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży w 2024 r. (wraz z podatkiem) przekroczyła 200 mln zł.
• 1 kwietnia 2026 r.: Pozostali przedsiębiorcy powyżej progu 10 tys. zł.
• 1 lutego 2027 r.: Mali przedsiębiorcy, u których miesięczna wartość sprzedaży (z podatkiem) nie przekracza 10 tys. zł.

Powyższe daty dotyczą obowiązku wystawiania faktur. Obowiązek odbioru faktur w KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 r..

- Generalnie dążymy do cyfryzacji obiegu fakturowego w Polsce, więc docelowo wszystkie faktury będą w postaci elektronicznej właśnie w tym systemie. Natomiast ten okres zaraz po wdrożeniu, na pewno będą tutaj faktury też w obiegu papierowym, póki wszyscy przedsiębiorcy nie dostosują się do tego, aby w KSeF-ie funkcjonować. Natomiast docelowo wszystkie faktury będą w formie elektronicznej w tym systemie. Także zachęcam tych wszystkich z Państwa, którzy jeszcze nie zdążyli dostosować swojej firmy do Krajowego Systemu e-Faktur, aby jak najszybciej to zrobić - tłumaczy rzeczniczka.

Wsparcie dla podatników

W związku z wdrażaniem systemu, urzędy skarbowe w województwie świętokrzyskim wydłużają godziny pracy. Do 30 stycznia placówki będą otwarte do godziny 20:00. Natomiast w sobotę, tj. 31 stycznia, odbędzie się „Dzień otwarty z KSeF” w godzinach 9:00 – 15:00. 

Bezpieczeństwo i uprawnienia

Jak tłumaczy Anna Jasnosz, system KSeF charakteryzuje się wysokim poziomem zabezpieczeń, przewyższającym standardy bankowości elektronicznej. Logowanie odbywa się poprzez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany. Dane są gromadzone na krajowych serwerach.

Przedsiębiorca posiada uprawnienia administratora i może kaskadowo nadawać uprawnienia pracownikom (np. tylko do wystawiania lub tylko do podglądu faktur).Podmioty takie jak: spółki, fundacje i stowarzyszenia (nieposiadające pieczęci kwalifikowanej) muszą złożyć formularz ZAP-FA do urzędu skarbowego, aby wyznaczyć osobę z uprawnieniami administratora.